Erfolgreich digitale Recruiting Events hosten

31.10.2023

Digitale Events haben viele Vorteile: Sie sind flexibel, es gibt keine Anreisezeiträume, Verspätungen sind wesentlich unwahrscheinlicher und Veranstalter:innen können aus einem größeren Teilnehmer:innen-Pool schöpfen. Anleitungen für digitale Events gibt es einige, doch gerade bei Online-Recruiting-Events gibt es auch einige speziellere „Stolpersteine“, die es zu umgehen gilt. Und genau dafür sind die folgenden 6 Tipps und Tricks von uns gedacht.

1. Ziele eines Recruiting Events

Es gibt viele verschiedene Themen bei Veranstaltungen. Recruiting Events haben aber ein sehr klares Ziel: Sie sollen junge Talente in direkte Verbindung mit interessierten Arbeitergeber:innen setzen. Dadurch ist der Rahmen des Events schon sehr spezifisch, was folgende Faktoren in den Fokus rückt:

• Schaffe genug Räume, damit sich die Talente vorstellen können.

• Biete Möglichkeiten des aktiven Austauschs und Kennenlernens.

• Achte darauf, dass auch potenzielle Arbeitgeber:innen Ihre Unternehmen und Ihre Arbeitskultur präsentieren können.

2. Finde die richtige Online-Plattform

Bei einem Online-Event gibt es keinen physischen Veranstaltungsort, das spart Geld. Deshalb ist die Wahl der richtigen Online-Plattform aber umso wichtiger. Achte dabei darauf, dass die Plattform über verschiedene Möglichkeiten zum Austausch und zur Interaktion verfügt, um den Erfolg des Events zu garantieren.

Plattformen wie Gather bieten sich für Recruiting-Events besonders an. Teilnehmer:innen können digital herumlaufen, Spiele spielen, während sie auf Meeting Slots warten oder spontan miteinander über Video-Chat in Kontakt treten.

Dadurch ist schon der Grundstein für eine entspannte und produktive Atmosphäre gelegt. Es ist wichtig, diese Aspekte zu berücksichtigen, um die Aufmerksamkeit aller Besucher:innen während des Events nicht nur zu halten, sondern auch zu steigern.

3. Der Veranstaltungszeitraum

Bei der Wahl eines Zeitraums für ein Event ist es essenziell, die Lebensrealitäten deiner Teilnehmer:innen und Hosts zu kennen oder zu antizipieren. Hältst Du ein nationales oder internationales Event? Sind Teilnehmer:innen aus anderen Ländern eingeladen? An wen richtet sich die Veranstaltung genau? Besonders bei Recruiting-Events ist es wichtig die verfügbaren Zeiträume der Zielgruppen im Hinterkopf zu behalten. Junge Talente können in der Endphase Ihres Studiums stecken oder auch gerade mit dem Studium fertig sein, was Ihre Zeiträume sehr flexibel machen kann. Diese Faktoren haben einen direkten Einfluss auf Teilnehmer:innenzahlen, Aktivität der Teilnehmer:innen im Event, Aufmerksamkeitsspannen und die Wahrnehmung Deiner Veranstaltung im Allgemeinen.

4. Bewirb Dein Event angemessen

Es gibt verschiedene Methoden, um Events angemessen zu bewerben. Achte darauf ausreichend, aber auch nicht zu viel Werbung zu machen. Teilnehmer:innen wollen auf Veranstaltungen aufmerksam gemacht werden, doch auch hier sinkt die Wahrscheinlichkeit einer Teilnahme, wenn die Veranstaltung zu häufig beworben wird. Eine Eventbewerbung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen.

Schreibe einen Blogpost und teile ihn auf den Sozialen Medien

Veranstaltest Du ein neues Event bietet es sich an, einen Blogpost dazu zu verfassen. Der Blogpost sollte nicht zu lang sein und nur die wichtigsten Informationen beinhalten. Am Ende kannst Du noch einen Call-to-Action-Button zur Teilnahme einbauen, um so die Teilnehmer:innenzahlen weiter zu erhöhen. Ist der Blogpost veröffentlicht, kann es sinnvoll sein diesen auch auf Social-Media zu kommunizieren oder ihn in die Kommentare bei einem Bewerbungspost des Events zu setzen.

Tipps zur Kombination von E-Mail und Social-Media

Je nach Größe des Events kann es wichtig sein, Informationen dazu per E-Mail zu verschicken und über Social-Media zu kommunizieren. Versende Informationen an Deine Teilnehmer:innen über Deinen Newsletter, auch gerne, bevor das Event auf Social-Media beworben wurde, um ein Gefühl von Exklusivität für deine Abonnent:innen zu erzeugen. Wenn der erste Informationspost zu Deinem Event mit dem Blogpost erschienen ist, kann es sinnvoll sein, auch deine Hosts in Postings miteinzubeziehen. Sie können das Event ebenfalls auf Ihren Kanälen bewerben. Nach der Bewerbung kann es auch sinnvoll sein, ein bis zwei Reminder Posts zu erstellen. Einen zwei Wochen vor Start des Events und einen weiteren eine Woche vor dem Event. Dies kann natürlich auch via E-Mail an schon bereits registrierte Teilnehmer:innen erfolgen.

5. Technische Probleme

Online-Events sind natürlich anfälliger für technische Probleme, weshalb es ein MUSS ist einen Probedurchlauf mit allen Organisator:innen bis spätestens einen Tag vor dem Event durchzuführen. Es kann außerdem sehr hilfreich sein, Kolleg:innen auf Abruf zur Verfügung zu haben, die bei technischen Problemen im Hintergrund unterstützen können.

6. Die Nachbereitung

Ein weiterer großer Vorteil von Online-Events ist die leichtere Messbarkeit. Stelle sicher, dass Du deine Anmeldungen und wirklichen Teilnehmer:innenzahlen nach dem Event überprüfst. Interessant können dabei auch Absprungzeitpunkte von Teilnehmer:innen sein, um Fehlerquellen zu identifizieren. Bei Recruiting-Events kann es sinnvoll sein, sich sowohl von Talenten als auch von Unternehmen Feedback einzuholen. Für Talente empfiehlt sich hier ein kurzer Feedback-Bogen. Bei Firmen ist es auch vielversprechend einen Videocall zu planen, so erhaltet Ihr eine direkte Rückmeldung und stärkt dazu noch die Bindung zwischen den Unternehmen.

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